印发汕头市澄海区人民政府公文处理细则的通知

各镇人民政府、街道办事处，区府直属各单位：
　　现将《汕头市澄海区人民政府公文处理细则》印发给你们，请认真贯彻执行。

二O一O年五月七日

汕头市澄海区人民政府公文处理细则

　为进一步规范我区政府机关公文处理工作，推进依法行政和服务型政府建设，提高行政执行力，根据国务院《国家行政机关公文处理办法》（国发[2000]23号）和省、市的有关规定，以及《汕头市澄海区人民政府工作规则》（汕澄府[2005]13号），制定本细则。
一、公文函义
政府机关公文是政府实施行政管理过程中具有法定效力和规范体式的文书；是政府公务活动与依法行政的重要工具。
二、公文种类
（一）公文包括签收公文和制发公文。行政机关公文的主要种类包括：决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、意见、批复、函、会议纪要，以及文件处理表等。
（二）区政府公文种类：
1、汕头市澄海区人民政府文件。按使用性质编四种字号：
⑴“汕澄府”字号，用于普发范围的下行文或平行文；
⑵“汕澄府报”字号，用于上行文，包括请示、报告；
⑶“汕澄府通”字号，用于区域性发布范围的平行和下行文，特指通告；
⑷“汕澄府函”字号，用于部分或个别单位受文的下行文或平行文。
2、汕头市澄海区人民政府行政复议决定书。使用“汕澄府复”字号，用于行政复议的下行文或平行文。
3、汕头市澄海区人民政府会议纪要。分为汕头市澄海区人民政府常务会议纪要和汕头市澄海区人民政府工作会议纪要，分别单独编号。
（三）区人民政府办公室公文种类：
1、汕头市澄海区人民政府办公室文件。按使用性质编四种字号：
⑴“汕澄府办”字号，用于普发范围的下行文或平行文；
⑵“汕澄府办报”字号，用于上行文，包括请示、报告；
⑶“汕澄府办函”字号，用于部分或个别单位受文的下行文或平行文。
⑷“汕澄府办通”字号，用于会议通知或简单事项通知的下行文。
2、汕头市澄海区人民政府办公室通报。单独编号，用于重要事件通报以及其他需要周知的资料性文件。
3、汕头市澄海区人民政府办公室文件处理表。使用“汕澄府办文”字号，用于答复请示事项或区政府领导批示事项的下行文。
（四）区政府各部门、各镇人民政府、街道办事处、莱芜管委会根据实际需要，依照本细则的规定确定各自的公文种类。
三、公文格式
（一）涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”、“秘密”级公文还应当标明份数序号。
（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
（三）发文机关标识由发文机关全称或者规范化简称加“文件”组成；联合行文按照党、政、军、群的顺序排列，主办机关排列在前。
（四）发文字号由发文机关代字、年份、序号组成。联合行文只标明主办机关发文字号。
（五）上行文应当注明签发人姓名。“请示”、“报告”应当在附注处括号内标注联系人的姓名和电话。
（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
（七）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。
（八）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。
（九）公文除“会议纪要”、“通报”和“汕澄府办通”字号的以外，应当加盖印章。联合行文应由各发文机关加盖印章。
（十）公文成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准，电报以发出日期为准。
（十一）除会议纪要、文件处理表和简单通知之外，公文应当标注主题词。
（十二）公文除批复、函、文件处理表以及简单通知、会议通知之外，其他文种应在正式公文中标注公文校对人。文件处理表、公文呈批表、文件阅办笺还应标注公文起草人；文件处理表应标注联系人和联系电话。
（十三）抄送机关一般按党委、人大、政协、纪委、军队、法院、检察院、人民团体的顺序排列。
（十四）公文标题字体字号为小二号宋体（加粗），正文为三号仿宋体；正文每页23行，行距4mm，每行28字，字距0mm。
（十五）公文用纸采用国际标准A4型，左侧装订。
四、行文规范
（一）行文应当确有必要，注重效用。
（二）行文关系根据隶属关系和职权范围确定，不得越级请示和报告。
（三）政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式征求意见、商洽工作、询问和答复问题，或者依照行政职权回复审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。行政机关内设机构除办公室外不得对外正式行文。
（四）同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。
（五）属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文；涉及多个部门职权范围的事务，应当由相关部门联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经本级或上级政府审批的事项，经同意也可以由部门行文，但内文应当注明经某一级政府同意。
（六）应由部门之间协商一致而未协商或经协商未取得一致的，有关部门不得各自向下行文；对擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或撤销。
（七）“请示”应当一文一事、一文一报，不得一文多事、一文多报；需要同时报送其他机关的，应当用抄报或抄送形式，但不得抄送其下级机关。“报告”意见不得夹带请示事项，并不得抄送其下级机关。
（八）区政府及其办公室原则上不直接受理企业法人和自然人的请示、报告。企业法人和自然人的请示、报告应按其主诉向相应的主管机关申报并由其受理，但请示、报告事项没有可直接受理的主管机关的除外。
（九）除上级领导直接批示交办之外，不得以机关名义向上级领导个人报送“请示”、“意见”和“报告”；属领导直接批示交办的，应随文附送上级机关负责人原批示件或者批示复印件。
（十）上报区政府及其办公室的请示、报告、意见应一式3份（非正式公文可根据需要确定上报份数），并通过区政府办公业务网公文流转系统上报电子文档。
（十一）区政府批准设置的非常设机构，可以以本机构行文，但涉及有关规定和程序必须征得相关行政部门同意的，应当事先会办或由该机构负责人召集协调会协商一致，并在行文中予以明确。
五、公文拟制
（一）起草。公文起草由主办部门负责。起草必须符合党的方针政策、国家法律法规；准确体现公文主题，全面详实反映客观实际情况；观点鲜明、表述准确、层次分明，行文通顺，体例正确、格式规范。
（二）审核。公文审核由主办部门的负责人（或分管领导）负责。公文审核必须按照依法行政、实事求是、精简高效、准确规范的原则，具体审查公文是否应由本机关拟制，是否应经过协商（会签），是否符合行文规则、文种和格式规范，相关的附件材料是否齐全，以及公文的紧急程度和密级的确定是否恰当。
（三）报签。公文报签由公文起草部门交由秘书部门报请本行政机关相关负责人审签。区政府发出的公文应逐层报请区政府办公室分管副主任、主任、分管副区长审签，再呈报区长签发；经区长授权或属于分管副区长职权范围的，由分管副区长签发。区政府办公室发出的公文应报请办公室分管副主任审签后，报办公室主任签发；需经分管副区长或区长审定公文，应报请其审签后交由办公室主任签发。由部门发出，但需报请区政府同意的公文，应当经本行政机关负责人审签后，依照程序报请区长或分管副区长签批，或者依照区政府及其办公室的会议纪要、批复件和其他批准文件由本行政机关负责人审签。凡应报签的公文应当使用发文稿纸或公文呈批表、公文阅办笺报签；简单文件和适用简单程序的公文，可依照程序由签发人在文稿上直接签批。
（四）会签。内容涉及多个部门的公文应当会签，主办部门要主动与有关部门协商会签，经会签后由主办部门呈报其负责人签发。
（五）校核。公文校核实行双校制。即：公文正式印发前，承办部门和秘书部门分别负责核稿。承办部门负责对公文（包括部门代拟的公文）清样作全面校核，秘书部门负责复核和规范；审批、签发手续、附件材料、体例格式、文件发送范围、紧急程度、密级和保密期限由承办部门提出，秘书部门规范。对非普发公文，承办部门应列明收文单位。
六、公文流转
（一）签收
1、行政机关秘书部门负责统一签收和分办公文。向区政府及其办公室上报的公文，按照“一个口子收文”的原则，一律由区政府办公室秘书股签收和分办。
2、迳报行政机关的合署办公机构、挂靠机构、加挂牌子机构和内设机构办理的公文，均应交由该行政机关秘书部门登记、分办；未经登记、分办的公文，一律不予办理。
3、行政机关内设机构要指定专人负责签收公文，并主动到秘书部门取文，每日不少于1次，并做到急件急签。
（二）分发
1、除交办件、转办件由承办部门直接分发外，公文均由秘书部门统一编号和分发。
2、签收公文的分发
（1）来文均由秘书部门分发有关领导和部门。公文需办理但只有1份的，由秘书部门复印并加盖“复印专用章”后，按业务归口分发有关部门办理，原件留秘书部门归档；抄送件按业务归口分发有关部门，并由其归档。
（2）对内容交叉的公文，由秘书部门报经分管领导阅批后分发有关部门。
（3）签收的公文应在1个工作日内分发，急件、特提应即收即发。
3、拟制公文的分发
（1）以区政府及其办公室名义制发的公文，按照拟定的发送范围发送。普发性公文发至区直各单位、各镇人民政府、街道办事处、莱芜管委会，以及区政府办公室属下部门和单位，并可根据需要扩大发送范围。非普发性公文根据工作需要按业务归口以及内容分发有关部门。
（2）公文分发范围：各镇人民政府（街道办事处），莱芜管委会，区政府各部门，区委各部门，区纪委，区委、区人大、区政协办公室，区人民法院、检察院、武装部，区直各单位，驻澄单位、人民团体，新闻单位；公文分发范围可扩大至村委会（社区居委会）和有关单位。
七、公文办理
（一）拟办
1、对上级、同级机关和下级部门或行政相对人的来文，需要提出拟办意见的，由秘书部门转交相关部门承办。承办部门应在承办当天（最迟不能超过2天）提出明确具体的拟办意见并按程序呈批。需要在拟办前征求意见或会办的，经报请领导阅批后发出征求意见函或公文会办笺，由受征求部门或会办单位最迟在5个工作日内提出书面意见，送交承办部门汇总并在2个工作日内综合形成拟办意见。
2、经有关会议讨论决定或区政府领导交办、批办的事项，需要发文的，由秘书部门送交主办部门拟办。
3、区政府领导批示、交办的公文和请示事项，应交由区政府工作部门或镇人民政府、街道办事处、莱芜管委会办理的，以文件处理表拟办。
（二）请办
1、秘书部门或公文主办部门在受文后，可根据需要进行请办。请办公文包括注批、注办和函办三种类型。
（1）注批：直接注请领导批示。对于来文事项比较重大或者比较紧急，不需部门协调和补充注明或者会商的，可注请领导批示。
（2）注办：直接注请相关部门研究办理或研究提出意见。注办件必须同时报送相关领导；如果有关领导对来文有批示，秘书部门或主办部门应转送承办部门。
（3）函办：以函或公文会办笺、文件处理表等形式通知承办部门承办。
公文批办、阅签和审批时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见，其他阅办、阅签人可以签署意见，也可以签名或圈阅以表示同意或认可。
（三）批办
由行政机关负责人对公文提出处理，明确公文处理方法、程序、具体承办内容与责任、承办原则与要求。
（四）交办
1、秘书部门对应交办的来文，属于相关部门职责范围内的，直接交由综合部门或其他相关部门办理。需要请办的，经请办和领导批办后再行交办。
2、承办单位受文后认为应交由其他部门办理的，应退回秘书部门重新交办。
3、交办件必须加盖公文交办章后转出。
4、承办单位应在接到交办件当天起5个工作日内完成公文办理，或者在领导批示期限内完成；对紧急公文应即接即办，并确保在该交办件具体规定时限内完成。
（五）转办
收文部门依据行政职权确认需转交其他部门办理的公文，应当加盖“公文转办章”或以“公文转办单”方式转由相关部门办理，并同时通知来文单位，告知该公文已转交何部门办理。承办部门必须在接受转办当天起5个工作日内完成转办工作，并将转办结果直接告知来文单位。
（六）会办
1、对需会办的公文，主办部门应当牵头做好各相关部门的公文会办，形成一致意见，并根据实际确定联合行文或报请区政府批准（批转）执行。
2、公文会办应以“公文会办笺”交由相关部门会办，会办部门应当自接受会办文当天起5个工作日内完成会办工作，依照职权范围书面提出，送主办部门汇总。
3、会办未形成一致意见的，主办部门应列明各方理由并提出主办部门的建议性意见，报区政府审定。因跨区域或涉及上一级行政部门职权而难以牵头协调的，主办部门可上报区人民政府请求协调，但应同时提出本部门的办理意见。
（七）催办
1、为确保承办部门在承办时限内完成公文办理，公文交办部门应当对承办部门实施催促和检查。公文催办包括对内催办和对外催办：
（1）对内催办：公文交办部门对本行政机关内相关承办部门的公文处理工作进行的催办。
（2）对外催办：公文交办机关对受文机关承办公文情况进行的催询、检查和督促。
2、按照紧急公文跟踪催办、重要公文重点催办、一般公文定期催办的要求，主办部门可以选择口头、通讯、网络、书面等多种方式进行催办。书面催办应填写“公文催办单”，明确催办内容、办理时限等要求。
3、公文交办部门必须建立跟踪反馈机制，及时掌握公文催办情况并迅速反馈给有关领导和相关部门。对于重大事项的催办结果，以书面形式综合文字材料，分送有关领导和相关部门参阅。
（八）督办
1、公文督办是公文催办的一种重要手段和更加严格的监督制度。除一般性公文由交办部门负责催办之外，政府重大决策、会议决定、重要公文、紧急公文、领导批办和交办的重要事项，由督办部门对承办部门的办理、执行情况进行专项监督、检查和催办，并及时反馈督办情况，定期通报督办结果。
2、区政府的公文督办实行定期和不定期通报，以汕头市澄海区人民政府办公室通报制发。
（九）结办
1、公文结办包括对公文的清退、销毁、暂存、立卷归档等。
2、公文清退按规定采取办后随即清退和定期、不定期清退。
3、公文销毁必须采用焚毁、粉碎、制浆和消磁等方式。
4、公文暂存应交由公文管理人员妥为保管，以便存查。
5、公文立卷归档依照《中华人民共和国档案法》和其他有关规定处理：
（1）个人不得保存应当归档的公文。
（2）归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），保证归档公文的齐全、完整，正确反映本机关的主要工作情况，并便于保管和利用。
（3）联合办理的公文，原件由主办机关整理（立卷）、归档，其他机关保存复制件或其他形式的公文副本。
（4）归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。
（5）拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。
八、不规范公文处理
（一）属下列情况之一的不规范公文，均由承办部门说明原因，提出退文意见，经分管领导批准后退文。
1、公文内容有不符合党的方针、政策和国家法律、法规及其他有关规定的；
2、按照我区行政机关“三定”规定，属于本部门职权范围内事项但要求区人民政府代办代转的；
3、公文内容涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门未事先与有关部门协调、会签的或经协商、会签，意见仍有分歧，又不列明各方理据、提出建议性意见的；
4、除上级明文规定和涉及全区性的、综合性的重大工作外，来文要求设立区政府非常设机构的，以及来文要求调整非常设机构组成人员的（除非常设机构正副职调整外）；
5、未经区政府领导同意以机关名义向区政府领导个人报送“报告”、“请示”和“意见”的；或“报告”和“意见”中夹带请示事项的；“请示”中一文数事的，主送多个机关的；或越级向区政府请示一般事项的；或请示性文件未注明联系人姓名及联系电话的；
6、公文文种使用不当的；公文格式各组成部分不规范、不准确的；联合行文但出现多个机关编发文字号的；上行文未注明签发人姓名，联合上报的公文未注明会签人姓名的；
7、公文中人名、地名、数字及引文不准确、不规范的；引用外文未注明中文含义，使用国际组织外文名称或非常用缩写形式未注明准确中文译名的；
8、公文中有关附件及其材料不全的；反映问题模糊，提出的要求含混不清的；
9、公文印制用墨不均匀，字迹模糊不清，难以辨认的。
（二）对不规范公文的处理均采取填写“退文专用笺”，并加盖“公文处理专用章”的形式，退回来文单位。
九、公文管理
（一）公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。
（二）公文管理按下述要求执行：
1、上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，下一级机关经负责人或者办公室主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。
2、公开发布行政机关公文，必须经发文机关批准。经批准公开发布的公文，与发文机关正式印发的公文具有同等效力。
3、公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印章。
4、公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。
5、不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公室负责人批准，可以销毁。
6、销毁秘密公文应当依照上级和本区保密部门有关规定和程序执行。
7、机关合并时，全部公文应当随之合并管理。机关撤销时，需要归档的公文，整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。
（三）工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
十、电子公文
电子公文的拟制、流转、办理、存储由区政府办公室依照本细则的规定和区政府办公业务网的功能制定网上公文处理流程执行。
十一、执行时间
本实施细则自2010年5月1日起实施。执行中与《国家行政机关公文处理办法》相抵触的，应从其规定执行。

附：各类公文格式